Quản lý thời gian hay quản lý thời gian ngày càng trở nên phổ biến. Lĩnh vực kiến thức này cho phép bạn tối ưu hóa ngày làm việc, khiến nó trở nên sôi động và hiệu quả hơn. Sử dụng các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian, bạn có thể dành ra vài giờ cho những việc thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp: giao tiếp với gia đình, giải trí và du lịch.
Bạn cần hiểu rằng thời gian như vậy không thể được quản lý, một người kiểm soát bản thân, lập kế hoạch chính xác trong ngày và tối ưu hóa các hoạt động của mình. Vì vậy, quản lý thời gian trước hết là nghệ thuật quản lý kỷ luật và động lực của bạn.
Tất cả các nhiệm vụ
Trước tiên, bạn cần xác định tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần phải giải quyết. Nó không quan trọng nếu nó mất năm phút hoặc một vài ngày. Cần xác định chính xác phạm vi công việc. Đây là nhiệm vụ chính mà hầu như tất cả các khái niệm quản lý thời gian hiện đại đều dựa vào.
Lấy một tờ giấy hoặc máy tính và viết ra tất cả những điều bạn nghĩ đến. Các nhiệm vụ sau đó cần được phân loại thành ba loại: nhanh, trung bình và dài. Nhiệm vụ nhanh bao gồm tất cả các nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 20-60 phút, trung bình - trong một tuần, lâu - trong một tháng hoặc hơn.
Liệt kê các nhiệm vụ trung bình và dài thành các điểm phụ. Việc phân tích càng chi tiết, bạn càng có nhiều cơ hội đối phó thành công với mục tiêu.
Ưu tiên
Một trong những vấn đề quan trọng nhất trong quản lý thời gian là sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt. Bạn chưa chắc đã có thể làm hoàn toàn mọi việc, vì vậy bạn nên chọn những nhiệm vụ thực sự quan trọng và tập trung hoàn thành chúng. Đánh số tất cả các mục tiêu theo thứ tự quan trọng giảm dần.
Sau đó, đặt danh sách sang một bên và quay lại với nó sau nửa giờ. Hãy xem xét lại các ưu tiên của bạn một cách cẩn thận, có thể điều gì đó sẽ thay đổi. Chọn một mục tiêu chính mà bạn nên tập trung chú ý nhất và 6-8 mục tiêu bổ sung cũng rất quan trọng đối với bạn.
Lập kế hoạch
Thông thường, việc lập kế hoạch diễn ra trước một tuần, tuy nhiên, bạn có thể chọn khoảng thời gian cho riêng mình (ví dụ: cho một ngày, trong ba ngày hoặc trong một tháng). Đầu tiên, hãy viết ra tất cả những “việc khó” từ danh sách việc cần làm của bạn. Đó là, những việc như vậy phải được hoàn thành vào một thời điểm xác định nghiêm ngặt. Ví dụ, đi đến một cuộc họp thứ Tư lúc 5 giờ chiều.
Sau đó, viết ra những công việc mà bạn chỉ cần hoàn thành vào một ngày cụ thể. Điều này có thể bao gồm đào tạo, chuẩn bị cho các lớp học và báo cáo. Đối với họ, bạn cũng cần xác định thời gian thực hiện, chỉ cần không nghiêm ngặt, nhưng gần đúng. Ví dụ, đi đến phòng tập thể dục từ 8 đến 10 giờ tối vào thứ Tư.
Điểm cuối cùng là các nhiệm vụ không yêu cầu ràng buộc nghiêm ngặt. Đôi khi chúng được gọi là "theo ngữ cảnh", tức là những thứ được thực hiện tùy thuộc vào địa điểm. Điều này có thể bao gồm đọc sách khi tham gia giao thông hoặc mua hàng tạp hóa tại cửa hàng.
Kẻ giết thời gian
Nếu bạn thực sự không có đủ thời gian, thì chắc chắn rằng bạn thường làm những việc không cần thiết và không để ý đến nó. Ví dụ, thay vì chuẩn bị một báo cáo, bạn đang nói chuyện điện thoại. Để xác định những kẻ giết người như vậy, bạn có thể sử dụng phương pháp sau.
Lấy một tờ giấy, chia thành các khoảng thời gian 15 phút và liên tục viết ra những gì bạn đã làm trong mỗi khoảng thời gian. Ví dụ, từ 14 giờ đến 14 giờ 15, tôi đang uống trà với một đồng nghiệp. Bằng cách này, bạn có thể xác định và loại bỏ những tác nhân giết thời gian chính, cũng như xác định thời gian bạn thực sự đã làm việc.
