Nếu không quản lý thời gian hợp lý trong ngày làm việc có thể dẫn đến làm việc quá sức và hội chứng mệt mỏi mãn tính. Tuân thủ các quy tắc đơn giản sẽ cho phép bạn sử dụng thời gian làm việc hiệu quả hơn.
Thành công và sự nghiệp thường phụ thuộc vào khả năng quản lý thời gian, khả năng lập kế hoạch thời gian của bạn. Không có gì bí mật khi một số quản lý để làm mọi thứ ở nơi làm việc và rời khỏi công việc đúng giờ, trong khi những người khác liên tục ở lại văn phòng đến khuya và tự ôn tập ở nhà. Nhiều người quen với việc thường xuyên vội vàng, chồng chất các nhiệm vụ và công việc được giao, không thể tập trung vào công việc hiện tại do khối lượng công việc quá lớn. Làm việc quá sức là hệ quả của quá trình làm việc lâu dài dưới áp lực thời gian.
Để tổ chức đúng các hoạt động của mình, bạn phải:
- Tiến hành kiểm kê thời gian của bạn trong một vài ngày làm việc và lưu ý việc thiếu lịch trình rõ ràng, hoàn thành nhiệm vụ muộn, gây nhiễu do khách truy cập và các cuộc điện thoại gây ra.
- Phân tích các khoản lỗ tạm thời. Nơi dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho một nhiệm vụ cụ thể. Bao nhiêu thời gian dành cho điện thoại, tất cả các cuộc trò chuyện qua điện thoại đều tập trung hay xen kẽ với các cuộc trò chuyện về các chủ đề khác. Bao lâu trong ngày có giao tiếp với mọi người thời gian "ăn". Hành vi trong những tình huống không lường trước được là gì: ồn ào không mục đích hay phản ứng nhanh chóng và đúng trọng tâm?
- Đặt câu hỏi "Tôi có yêu thích công việc của mình không?" Không có công việc nào có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và tốt đẹp nếu một người chán ghét nó.
Nơi để bắt đầu?
- Xác định mục tiêu để không bị lạc vào những điều nhỏ nhặt và hiểu rõ mình phải đi đến đâu.
- Thực hiện kế hoạch: 60% - thời gian dự kiến, 20% - thời gian đột xuất, 20% - thời gian tự phát. Cần phân chia công việc kinh doanh sắp tới thành dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Chỉ lập kế hoạch khối lượng nhiệm vụ thực sự có thể đối phó.
- Ghi nhật ký là công cụ tự quản quan trọng nhất, là công cụ lập kế hoạch và kiểm soát tốt. Cần phải điều chỉnh kế hoạch và thay đổi kế hoạch nếu chúng không thể thực hiện được.
- Tuân thủ nguyên tắc ưu tiên. Ưu tiên. Những nhiệm vụ không quan trọng, hãy trì hoãn một thời gian. Kiểm tra các cuộc gọi, bài tập, thư từ và các vấn đề nhỏ khác phải được thực hiện ở mức tối đa ngay lập tức.
- Học cách nói "không" với một đồng nghiệp yêu cầu làm công việc cho anh ta, trong trường hợp: anh ta rõ ràng có thể tự mình làm việc đó; ngày đến hạn có thể đợi; lẽ ra anh ấy phải hoàn thành nhiệm vụ ngày hôm qua.
- Thực hiện theo các quy định về đầu ngày, phần chính trong ngày và cuối ngày. Các quy tắc để bắt đầu ngày mới: sau khi thức dậy hãy thức dậy với tâm trạng lạc quan, không đánh đu; kiểm tra lại kế hoạch làm việc trong ngày; tất cả những việc phức tạp và quan trọng cần làm vào buổi sáng; giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm trước. Các quy tắc của phần chính trong ngày: từ chối các vấn đề khẩn cấp phát sinh thêm; tránh những hành động bốc đồng không có kế hoạch; tạm dừng một cách kịp thời, duy trì một nhịp độ đo được; thực hiện các nhiệm vụ nhỏ tương tự trong chuỗi; để hoàn thành một cách hợp lý những gì đã được bắt đầu; kiểm soát thời gian và kế hoạch. Quy tắc kết thúc ngày làm việc: hoàn thành các công việc đã lên kế hoạch trong ngày; kiểm soát kết quả và tự chủ; lập kế hoạch cho ngày hôm sau.
